De acordo com Rousseau e Couture (1994), as funções arquivísticas são sete: produção, avaliação, aquisição, classificação, descrição, conservação e difusão.
Produção: diz respeito à criação da informação no decorrer das atividades da instituição. O controle, através de normas, desta criação visa evitar a produção de informações desnecessárias, a perda de tempo com documentos com informações supérfluas.
Avaliação: consiste no ato de dar valor aos documentos, este valor pode ser primário ou secundário baseada num conhecimento aprofundado da instituição ou da pessoa que os gerou no decorrer de suas atividades, e serve de testemunho destas.
Aquisição: A aquisição de documentos se aplica ao longo do ciclo de vida dos arquivos. Ele rege a passagem dos arquivos correntes aos intermediários e dos arquivos intermediários ao recolhimento nos arquivos permanentes. Diz respeito também a aquisição dos documentos por doação, recolhimento, reintegração, etc. Para Bellotto (2006) a aquisição é a passagem dos documentos pelas três idades dos documentos, da produção a tramitação e ao recolhimento permanente.
Classificação: é uma das funções arquivísticas que tem como objetivo último facilitar a recuperação da informação que contém os documentos dos arquivos, e permitir assim uma melhor compreensão do funcionamento do contexto da pessoa ou da entidade produtora. O instrumento resultante da classificação é o plano de classificação.
Descrição: é um conjunto de procedimentos que visa à identificação dos documentos e elaboração de instrumentos de pesquisas ou meios de busca.
Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento).
Difusão: tem como objetivo tornar público o acervo de uma instituição, através de atividades que continuarão a um público determinado. O objetivo da difusão é promover os acervos e as instituições de arquivo e aumentar, significativamente, o número de usuários, por isso julga-se de grande importância o conhecimento dos usuários da instituição.
Todas as sete funções arquivísticas são utilizadas nos documentos digitais, afinal considera-se a informação o foco principal independente do meio/suporte em que ela se encontra. Dentre todas as funções apresentadas, a única que difere claramente em relação aos documentos em suporte físico é a conservação, pois é necessário um cuidado maior devido a obsolência tecnológica.
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